外国人従業員を雇用している中小企業にとって、在留資格（ビザ）の更新は避けて通れない重要な業務です。しかし、「いつ・どのように進めればよいか分からない」「何の書類が必要なのか把握できていない」といった声も多く聞かれます。本記事では、実務担当者がスムーズに対応できるよう、ビザ更新の基本から具体的な手続きの流れ、注意点までをわかりやすく解説します。
1. ビザ更新の基礎知識
1-1. 「更新」とは何か？
在留資格の「更新」とは、外国人が現在持っている在留資格の在留期間を延長する手続きを指します。たとえば、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格を1年間持っている場合、その1年が終了する前に更新を申請しなければなりません。
1-2. 更新申請はいつからできる？
原則として、在留期限の3か月前から更新申請が可能です。これより前に申請しても受理されません。
1-3. 更新申請を怠るとどうなる？
在留期限を過ぎても更新されていない場合、その外国人従業員は「不法残留」となり、最悪の場合は退去強制の対象になります。企業としても不法就労助長罪に問われるリスクがあり、非常に重大なコンプライアンス問題になります。
2. 実務担当者が押さえるべきスケジュール
| 時期 | やること |
|---|---|
| 在留期限の3か月前 | 必要書類の確認、本人と面談 |
| 在留期限の2か月前 | 書類の準備・作成開始 |
| 在留期限の1.5か月前 | 社内決裁や押印、役員署名などの取得 |
| 在留期限の1か月前まで | 入国管理局へ申請（郵送または持参） |
| 数週間後〜1か月程度 | 更新結果の通知、在留カードの受け取り |
3. 更新申請に必要な書類
在留資格の種類や雇用形態によって必要書類は異なりますが、以下は「技術・人文知識・国際業務」などの就労系ビザでよく使われる基本的な書類です。
本人が準備する書類：
●在留期間更新許可申請書（所定様式）
●パスポートと在留カードのコピー
●顔写真（縦4cm×横3cm、背景無地、3か月以内に撮影）
●雇用契約書の写し
企業側が準備する書類：
●会社案内（パンフレットまたは登記事項証明書）
●直近の決算書（損益計算書、貸借対照表）
●直近3か月分の給与支払明細書
●出勤簿や源泉徴収票（必要に応じて）
●申請理由書（任意だが提出すると印象が良い）
4. 更新申請の流れ
ステップ1：本人との面談・確認
更新に必要な情報（住所、在職状況、給与、家族構成など）に変更がないかを確認しましょう。
ステップ2：書類の収集・作成
企業側の書類は経理部門や代表者印の押印が必要なケースもあるため、余裕を持って準備します。
ステップ3：入管への申請
東京出入国在留管理局など、管轄の入管へ提出します。現在はオンライン申請が推奨されていますが、内容に不備があった場合、対面での対応を求められることもあります。
ステップ4：結果通知と在留カードの受領
許可されると、はがきまたはメールで通知が届きます。その後、入管で新しい在留カードを受け取ります。本人での受領が原則ですが、一定の条件を満たせば代理人でも可能です。
5. よくあるトラブルと対策
ケース1：在留期限直前での申請
直前になってから慌てて申請すると、必要書類が間に合わない、誤記があるなどのリスクが高まります。1か月前には確実に提出を目指しましょう。
ケース2：仕事内容とビザ内容がズレている
「技術・人文知識・国際業務」ビザを持つ社員に単純作業をさせていた場合、更新が不許可になることがあります。職務内容がビザの範囲に合致しているかを必ず確認しましょう。
ケース3：会社の財務状況が悪化している
更新時に提出する決算書が赤字だと、「安定性・継続性」に疑義を持たれる可能性があります。この場合は更新理由書や将来の事業計画を補足書類として提出することでカバーできることがあります。
6. 更新手続きの効率化のヒント
社内テンプレートを整備する
毎回書類をゼロから作るのではなく、申請書の下書き、在職証明書、理由書のフォーマットをテンプレート化しておくと業務がスムーズです。
外部専門家に依頼する判断基準
・複数人を一括で更新する必要がある場合 ・更新が不許可となった経緯がある場合 ・社内に対応リソースがない場合
このようなケースでは、行政書士などの専門家に依頼する方がリスクを軽減できるでしょう。
まとめ
外国人従業員のビザ更新は、期限を守るだけでなく、書類の精度や内容の整合性が求められる重要な業務です。特に中小企業では、人事・総務部門の負担が大きくなりがちですが、スケジュール管理と書類準備を事前に整えておくことで、円滑に進めることが可能です。
今後、外国人雇用がますます一般化する中で、こうした更新手続きのノウハウを社内に蓄積していくことが、企業の成長にもつながるはずです。
行政書士DNR事務所では…
国内の人手不足に伴い、大小問わず外国人を雇用する企業も多くなりました。特に飲食業、宿泊業においては、人手不足を契機に求人を募集した企業のうち約60%が「募集しても、応募がない」と観光庁が発表しています。
相反して、雇用する側に外国人雇用の際に知っておかなければならない情報が伝わっていない気がします。知らなくても罪になってしまう「不法就労助長罪」というものもあります。
外国人を雇用する際、特に初めての雇用にあたってはぜひ弊事務所にご相談ください。既に御社に顧問の弁護士などついていたとしてもセカンドオピニオンとして無料相談を活用してみてはいかがでしょうか？
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